Etter år med billettproblemer, lange netter og frustrerte supportere, byttet Derry City FC til TicketCo på anbefaling fra en annen klubb i League of Ireland.
«De første dagene av TicketCo var en drøm for meg, sier Billettansvarlig Karen Pyne. Siden overgangen har klubben redusert administrasjonstiden dramatisk, forbedret Kampdag driften, og frigjorde ansatte til å bruke mindre tid på brannslukking og mer tid på å «gjøre det jeg elsker best, å være sammen med supporterne».
Oversikt
Klubb: Derry City FC
Utfordring: Derry Citys tidligere billettsystem skapte stor driftsbelastning. Fornyelser av sesongkort var plaget av krasj, utestengelse av fans, dobbeltkjøp av seter og manuelle løsninger som tok opp tid fra de ansatte og skadet supporteropplevelsen.
Løsning: Etter en anbefaling fra Bohemians FC gikk Derry City over til TicketCo og opplevde en smidig og godt støttet onboarding-prosess med et system som var enklere å bruke for både ansatte og supportere.
Resultater: Klubben reduserte administrasjonen av sesongkort fra uker med lange dager til en langt mer håndterbar prosess, opplevde en kraftig nedgang i klager fra fansen, forbedret flyten av påmeldinger med offline skanning og fikk et mer pålitelig oppsett som til og med støttet en flytting av stadion midt i sesongen.
Utfordringen
Før TicketCo , billettsalget hos Derry City FC var stressende, tidkrevende og, med Karen Pynes ord, «alltid et drama». Det som burde vært rutine ble altfor ofte til lange dager, manuelle reparasjoner og en dårlig opplevelse for supporterne.
Klubben hadde brukt sin tidligere leverandør i flere år, men de ansatte hadde aldri fått full opplæring i systemet. Rapporteringen var forvirrende, støtten var begrenset, og enkle oppgaver tok mye lengre tid enn de burde. I perioder med høy salgstid, spesielt under fornyelse av sesongkort, ble problemene mye verre.
«Sesongkortdagen var superstressende», sier Billettansvarlig Karen Pyne. «Lenkene fungerte ikke, systemet krasjet, og supportere ble utelåst.»
Hvis en supporter klikket på en fornyelseslenke og deretter forlot prosessen, kunne de ende opp med å bli utestengt fra kontoen sin. I teorien skulle kontoen åpnes igjen etter 15 til 20 minutter. I praksis gjorde den det ofte ikke. Det førte til at personalet måtte gripe inn manuelt, ofte opprette reservasjoner og behandle betalinger manuelt bare for å holde salget i gang.
Problemene stoppet ikke der. Derry City måtte også håndtere dupliserte setekjøp, ødelagte kjøpsprosesser og problemer med strekkoder på kampdager. Europeiske kamper skapte ekstra komplikasjoner fordi de ikke kunne kobles ordentlig til sesongkort, noe som tvang klubben til mer manuelt arbeid.
«Det var alltid et drama med det gamle systemet vårt», sier Karen. «Jeg hadde brukt dager på manuelle betalinger. Det verste var definitivt kundeopplevelsen.»
Resultatet var en administrativtung prosess som tøyde personalet til det ytterste. Karen beskriver perioder der hun jobbet 14-timersdager og satt på den bærbare datamaskinen sin til sent på kveld, rett og slett for å prøve å løse supporterproblemer og holde saksbehandlingen i gang.
Oppdag hvordan de forbedret fanopplevelsen her
Løsningen
Derry Citys overgang til TicketCo var drevet av tillit og en klar anbefaling fra Bohemians FC, en annen klubb i League of Ireland som hadde møtt lignende frustrasjoner. Det ga klubben selvtillit til å gjøre overgangen. Som Karen uttrykker det: «Det var så enkelt og effektivt», og det som kunne ha føltes som en stor omveltning, ble forvandlet til en grei og godt støttet endring.
Eventuelle bekymringer om en vanskelig forandring forsvant raskt.
«De første dagene av TicketCo «var en drøm for meg», sier Karen. «Systemet og støtten og opplæringen fra kundesuksessteamet vårt var helt uten sidestykke.»
Selve overgangen var enkel. Seteplanen var allerede på plass, så klubben trengte bare å dele de nødvendige dataene og jobbe seg gjennom oppsett og fornyelser med TicketCo team. Med onboarding, opplæring og kontinuerlig støtte kunne Derry City raskt komme i gang.
Effekten var umiddelbar. Det ble raskere å sette opp spill. Systemet var enklere å forstå. De ansatte kunne administrere fornyelser og Kampdag salg med mer selvtillit, og supporterne syntes også kjøpsprosessen var mye enklere.
Viktigst av alt, klubben gikk fra en skjør situasjon til en den kunne stole på.
Resultater
Den største endringen har vært innvirkningen på Karens daglige arbeid. «Tiden jeg har spart er utrolig», sier hun. «Jeg kjenner ikke meg selv om kvelden når jeg ikke sitter på den bærbare datamaskinen halve natten og prøver å ordne opp i billetter.»
Det som en gang tok to uker med lange dager og konstant problemløsning, tar nå rundt én uke med normal arbeidstid. I stedet for å bruke kveldene på å håndtere ødelagte lenker, mislykkede betalinger og klager fra supportere, bruker Karen og teamet nå mye mindre tid på brannslukking.
«Tiden jeg har spart er utrolig», sier hun. «Jeg kjenner ikke meg selv om kvelden når jeg ikke sitter på den bærbare datamaskinen halve kvelden og prøver å ordne opp i billetter.»
Den sparte tiden har reell verdi for klubben. Karen er nå fri til å hjelpe til på andre områder, inkludert maskoter, kampkveldsdrift og supportervendt aktivitet.
«Jeg er nå fri til å hjelpe til i klubben på forskjellige måter», sier hun, «og gjøre det jeg elsker aller best, å være sammen med supporterne.»
Foto : Derry City FCFanopplevelsen har blitt like kraftig forbedret. Klager, som en gang var en vanlig del av billettsalget, har nesten forsvunnet.
«Jeg tror i hvert fall ikke vi har hatt én eneste klage denne sesongen så langt», sier Karen. Hun mottok nylig en e-post fra en supporter som reiste fra England, som oppsummerte den nye opplevelsen: «Jeg tenkte bare det var høflig å gi beskjed om at jeg har sikret meg to billetter til kampen. Veldig enkel prosedyre.»
Kampdag Driften har også blitt smidigere. TicketCo QR-basert registrering og offline håndholdt skanning hjelper klubben med å opprettholde rask registrering selv om tilkoblingen svikter. Etter arrangementer kan skannere synkroniseres, og oppmøtedata er klare til bruk.
«Hvis Wi-Fi-en går ned, kan vi skanne offline», forklarer Karen. «Dette er veldig nyttig.»
Denne fleksibiliteten viste seg spesielt verdifull da Derry City flyttet stadion midt i sesongen. Klubben kunne overføre sine håndholdte skannere til det nye stedet, synkronisere billetter og fortsette skanningen uten større forstyrrelser.
TicketCo støtter også bedre publikumsflyt ved å hjelpe klubben med å redusere køer og holde portene i gang. Kombinert med en enklere kjøpsflyt og et mer brukervennlig setekart har plattformen bidratt til å skape en mer pålitelig og mindre stressende opplevelse fra kjøp til inngang.
Service og støtte
For Derry City, verdien av TicketCo går utover teknologien. Som Karen uttrykker det: «Systemet og støtten og opplæringen fra vårt kundesuksessteam var uten sidestykke», noe som gjør service og støtte til en sentral del av klubbens suksess, ikke bare noe ekstra.
Klubben fremhever kvaliteten på forholdet med TicketCo Kundesuksess og supportteam som en viktig del av opplevelsen. Fra onboarding til daglig bruk har supporten vært praktisk, responsiv og fokusert på å hjelpe klubben med å lykkes.
«Vi har en dedikert kundesuksesssjef som alltid er tilgjengelig for å hjelpe med alt», sier Karen. «Besøk på stedet, Zoom-samtaler, støtte når vi trenger det. De vil at vi skal lykkes.»
Den støtten bidro til å bygge opp de ansattes tillit tidlig, og har vært viktig ettersom klubben fortsetter å vokse og forbedre driften.
Lær mer om hvordan TicketCo hjelper klubber med å effektivisere Kampdag drift → Utforsk Kampdag optimalisering
Ser fremover
Med en pålitelig billettpartner på plass ser Derry City fremover med tillit. Som Karen uttrykker det, TicketCo «gjør livet mitt så mye enklere som en Billettansvarlig «, noe som gir klubben mer tid til å fokusere på supportere, planlegge fremover og skape nye muligheter for vekst.»
Klubben utforsker sesongkortabonnementer for å gi supportere mer fleksible månedlige betalingsalternativer. Det vurderes også supportermedlemskap for supportere som bor utenfor Derry, men som fortsatt ønsker en sterkere tilknytning til klubben. Bedre merkevarebygging og sponsorfunksjoner åpner også for nye kommersielle muligheter.
Med mindre tid brukt på å fikse problemer, kan teamet nå fokusere mer energi på planlegging, supporterengasjement og den bredere Kampdag erfaring.
Da hun ble spurt om hvilket råd hun ville gitt til andre klubber som vurderer å bytte billettleverandør, er Karens svar enkelt:
«Ikke tenk – bare gjør.»
Klar til å gjøre det enklere å kjøpe billetter?
Bestill en demonstrasjon med TicketCo for å se hvordan klubben din kan redusere administrasjonsarbeid, forbedre fanopplevelsen og bygge smidigere kampdager med en plattform designet for moderne sportsbilletter.
Sparte 20 administrasjonstimer per uke
Oppdag hvordan Bohemian FC eliminerte manuell friksjon med TicketCo automatisering. Les casestudien
